Is your workplace safety plan up to snuff?

Maintaining a clean workplace safety record in your business is no accident. It takes both clear safety procedures and planned remediation strategies for destructive events beyond your control. Even if nothing bad happens, employees will know you care about their welfare.  And you can enjoy some peace of mind. But where do you start?

Workplace safety begins with an inventory of the hazards your business faces – starting with risks for injuries to employees – to build a plan around. Physical hazards for manufacturing operations or others involving the use of machinery and power tools are straightforward. If you have such a business, chances are you’re already familiar with federal Occupational Safety and Health Administration (OSHA) rules specific to your business that address particular hazards.

But every business can be the scene of a workplace injury or medical crisis, including ones involving your customers. It could be a slip-and-fall, or a sudden health emergency such as a heart attack or stroke. And then there are the risks of a fire, gas leak, electrical shock, and so on.

Plan to Save Lives

You’ve also got weather-related events to consider. Do you operate in a hurricane, flood, tornado or earthquake zone? Keep them in mind. How about an extended power outage? And while the odds are surely extremely thin, you can’t ignore the possibility of an active shooter on your premises. Planning for that could save lives.

The mission of the Federal Emergency Management Agency (FEMA) is to prepare the public for nearly every kind of physical calamity, from active shooters to wildfires. This page on its website catalogs some 30 hazards (not limited to worksites) and offers response plans for each.

Much thinking about such contingencies, and how to make a plan to deal with them, has also already been done for you by OSHA. And be aware that making a contingency plan probably isn’t even optional for you. “Almost every business is required to have an emergency action plan” (EAP) to foster workplace safety, according to OSHA. You can use an OSHA online tool to determine whether you’re one of those businesses. But even if you aren’t, it’s a good idea to have one anyway. Plus, it might be required by your property-casualty insurance carrier. If it’s not, it will at least make them happier to do business with you.

Mandatory Emergency Action Plan

An OSHA-mandated EAP needs to include procedures for the following areas:

  • Reporting a fire or other emergency
  • Emergency evacuation, including type of evacuation and exit route assignments
  • For employees who remain to operate critical plant operations before they evacuate
  • Accounting for all employees after evacuation
  • To be followed by employees performing rescue or medical duties

The EAP also needs to include the name and job title of every employee who may be contacted by employees who need more information about the plan.

Under OSHA rules, if you have at least 10 employees, the plan needs to be in writing. Otherwise, it can be delivered orally. In either case, it needs to be presented to all employees. But since you’ll need to write it up to create the EAP (unless you can keep it all straight in your head), you’d might as well give employees a hard copy version even if not required to do so. They can refer to it when needed.

OSHA’s mandated workplace safety plan (classified as Standard 1910.38, should you want more detail) also requires you to designate and train employees to help evacuate other employees in an emergency, as well as any other specific tasks you might decide to assign them. You’ll also need to establish a communication system, possibly including an alarm, so that everybody will know what’s happening and what they need to do.

One way to ensure that employees know what’s in your safety plan is to involve some or all of them in creating it in the first place. They may be better acquainted with some potential safety issues and ways to address them, than you. Depending on the size of your staff, creating a safety committee could formalize the process.

Keep Your Emergency Plan Current

Your safety needs and the best ways to address them can evolve over time. That means you’ll need to revisit your EAP periodically to ensure that it’s up to date. Similarly, as you bring new employees on board, include presenting your EAP to them as part of their orientation process.

There’s more to workplace safety than following OSHA standards. For example, employees’ health—mental and physical—often play a role in workplace accidents. Government agencies do set standards for the maximum shift for employees with certain kinds of jobs, like truck drivers and airplane pilots. Otherwise, the only rule you have to follow is paying overtime for wage-based employees whose average weekly hours worked exceeds 40.

Naturally, physical fatigue can lead to serious accidents. But so too can employee job burnout. Among other effects, it can lead to increased mental distance from one’s job, according to the World Health Organization, not to mention serious health consequences. Being on the lookout for signs of employee burnout and confronting the sources of the problem can be an integral part of a workplace safety program.

Focusing excessively on every conceivable workplace safety risk could cause you to burn out, too. Avoid that by acting proactively to assess your risks and minimize them, then move on with the business of running your business.

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FMLA Compliance & ADA compliance: What You Need to Know

Starting and building up your own business is an exhilarating experience. The trick is to stay focused on the core issues.  Which means become sidetracked by necessary but potentially distracting employer responsibilities like FMLA compliance and ADA compliance. You can avoid getting bogged down by learning the basics of the Family and Medical Leave Act (FMLA) and the Americans With Disabilities Act (ADA). That way you can address issues proactively and stay ahead of the game.

The federal government enacted The Americans with Disabilities Act in 1990.  Three years later the government enacted the Family and Medical Leave Act. The scope of ADA compliance extends beyond the employment relationship, but only employee rights under the ADA are discussed here.

The ADA’s employment provisions, applicable to employers with at least 15 employees, seek to prevent employers from discriminating against employees with disabilities in any facet of the employment. Those include how employees are recruited and hired, fired, laid off, paid, trained, assigned tasks, promoted, granted leave, employee benefits, and “all other employment-related activities,” according to the Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), the federal agency with primary responsibility for enforcing the law.

Disability Defined

ADA compliance first requires knowing how the law defines disability. The law involves general principles, not a list of conditions. It basically boils down to this. An individual is deemed to have a disability if they:

  • Has a physical or mental impairment that substantially limits a major life activity
  • Has a record of a substantial impairment
  • Is regarded as having a substantially limiting impairment

As the saying goes, the devil is in the details. For example, what does “is regarded as having” mean? The answer, according to the EEOC: The individual “is subject to an action prohibited by the ADA based on a condition that is not transitory or minor.”

What about the meaning of “major life activity?” They include seeing, speaking, breathing, performing manual tasks, walking, caring for oneself, learning and working. The government tightened up the ADA in 2008. At this time it was made clear that the fact that a person with some disabilities can take steps to mitigate them (e.g. with medication) does not mean the person is without a disability.

For employers, the crux of the ADA often comes down to the the terms “reasonable accommodation” and “undue hardship.”

ADA compliance doesn’t require you to hire, promote, and so on, every person with a disability without regard to whether it prevents the person from actually performing the job. But you are required to make a reasonable accommodation to enable the person to function effectively despite the disability, without causing undue hardship to your business.

ADA Reasonable Accommodation

Examples of reasonable accommodations include:

  • installing a wheelchair ramp
  • altering a workspace
  • job restructuring
  • furnishing training materials in Braille
  • providing a sign language interpreter,
  • possibly  “providing a quieter workspace or making other changes to reduce noisy distractions for someone with a mental disability”

However, if your business is small, those accommodations might bankrupt you. So, the general standard for “undue hardship” offered by the EEOC would be an accommodation that “would be unduly costly, extensive, substantial or disruptive, or would fundamentally alter the nature or operation of the business.”

You can find the more nuanced meaning of these ADA terms in detailed regulations and court rulings. The same applies to FMLA compliance, a federal law that applies to employers with at least 50 employees. In a nutshell, the law requires those employers to provide up to 12 weeks of unpaid “job-protected” leave to eligible employees within a 12-month period.  And, in some cases involving military service members, you may have to provide up  to 26 weeks. An employee can take the leave all at once, or in small segments adding up to the 12-week maximum.

FMLA Job-protected Leave

Job-protected means the employee can return from leave—not necessarily to the same job, but at least a comparable one.

FMLA lets employers restrict leave eligibility to employees who have worked for you for at least 12 months. Those 12 months don’t have to be consecutive.  However, you can require the employee to have logged at least 1,250 hours of service during the prior 12-month period.

If it’s built into your regular leave policy, you generally can have an employee’s FMLA leave time run concurrently with the employee’s accrued paid leave. This is the case whether it’s vacation or sick leave time. That would prevent an employee from adding accrued paid time off to the maximum of 12 weeks unpaid FMLA leave.

Also, the 50-plus employee threshold for being subject to FMLA compliance gives some (temporarily) larger employers a break.  Your headcount could exceed 50. But, only if you had a spike in your payroll pushing you above the 50-employee threshold due to seasonal staffing.

FMLA Leave Categories

Assuming you are subject to the FMLA, the question arises: What reasons for the leave request are covered by the law? Here’s a rundown supplied by the Department of Labor:

  • The birth of a son or daughter or placement of a son or daughter with the employee for adoption
  • To care for a spouse, son, daughter, or parent who has a serious health condition
  • For a serious health condition that makes the employee unable to perform the essential functions of his or her job
  • For any qualifying exigency arising out of the fact that a spouse, son, daughter, or parent is a military member on covered active duty or call to covered active duty status

That covers a lot of territory. However, some FMLA compliance requirements apply to employees as well. For example, they can’t simply spring a FMLA leave request on you and waltz out the door. They need to satisfy the same notice requirements you have in place for other kinds of leave.  An employee may be required to provide you with a 30-day notice if the need for their leave is foreseeable. An example of a foreseeable need is the birth of a child.

Also, if you want confirmation that the condition (such as a serious illness) giving rise to the leave request really exists, you can request a medical certification, including a second and third opinion (those two at your own expense) if you’re skeptical about the first one. You can also have the employee periodically re-certify the condition.

Maintain Health Benefits

If you provide health benefits to your employees, you must keep an employee out on FMLA leave on your plan under the same terms as other employees. In that situation it would be inaccurate to call FMLA leave “unpaid”.  Why?  Because you’ll still incur the cost of the share of the employee’s health benefit that you were paying. However, the employee must continue to pay the employee share.

Finally, as noted, you must give the employee his/her former job, or an equivalent one in duties and pay. An equivalent job, according to the Department of Labor, is one that’s “virtually identical to the original job in terms of pay, benefits, and other employment terms and conditions including shift and location.”

However, “key” employees, defined as salaried workers among the highest 10 percent of your workforce within a 75-mile radius, don’t have to be given their old job (or an equivalent one) back.

By keeping this FMLA / ADA overview in mind, you’ll be better equipped to begin the process of addressing disability, family and medical leave issues as they arise. Those laws have been on the books long enough for a mountain of regulations and court decisions to pile up addressing the finer points of the law. Consult with an expert to make sure you’ve covered all your bases.  And, of course, avoid getting sidetracked from the core priorities of your business.

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Should you Re-Hire a Former Employee?

In today’s highly competitive job market, the option to re-hire a former employee could prove invaluable to many small businesses.

Hiring a typical job-seeker–that is, someone completely new to your organization–is fraught with all the expected risks. Does he or she really have the skills to do the job? How well will they fit in with their co-workers and our culture? What if we’ve made a huge hiring mistake?

On the other hand, recruiting and re-hiring an ex-employee (or what’s become known as a “boomerang employee”) may eliminate some of these nagging questions. Of course, since no hiring outcome can be absolutely guaranteed, there are additional risks to consider.

Here’s a look at the pros and cons of the decision to re-hire a former employee:

You know what you’re getting.

Generally speaking, you can rely upon your knowledge and experience of a former employee when considering whether or not to re-hire them. In many cases, you can access the individual’s prior HR record and take a close look at his or her performance evaluations during their time of service. As a result, there’s often less risk when contemplating a re-hire move.

The boomerang employee knows your business.

An ex-employee is already familiar with your culture, products, customer service strategies, internal processes, and so on. This can sharply reduce the need for training (and the costs/time involved).

They bring a fresh outlook.

Let’s say the employee originally left for a “better” opportunity. Employees who wish to return, notes Forbes, might have “gained valuable experience during the time they were gone,” perhaps a “new skill set, more leadership experience, or even experience and insights into how other companies handle situations” that can be of value in your workplace.

The returning employee can motivate your current staff.

At one time or another, all employees wonder if the grass is greener somewhere else. The presence of a re-hired boomerang employee “can improve department retention efforts by attesting to improvements made since they left,” according to Puerta de cristal.

With these positive elements in mind, you should also consider the impact of some potentially negative factors:

They were let go for compelling reasons.

A former employee who you terminated for poor performance or inappropriate behavior is obviously a bad candidate for re-hiring. As Insperity notes, “the underlying behavior behind performance problems and personnel issues … is not easily changed.” A person who “was a problem employee before will probably be a problem again.”

They harbor lingering resentments.

Sometimes, a departing employee feels mistreated or otherwise slighted in some way. It’s vitally important that no such lingering grudge is still present; otherwise, the personality fit won’t work.

Coincidentally, rehiring an ex-employee might trigger anger among your current workforce, and prompt other staff defections.

They cling to old habits.

A former employee who seems stuck in “old” ways of doing things might not meld nicely with your new, improved company culture. If you cling to “how I did things in the past”, you can do a disservice to your operational processes now.

So how can you go about determining if the “pros” outweigh the “cons” of rehiring?

Ask tough questions.

Be sure you interview an ex-employee just as you would any other job candidate (same questions, same scenarios, etc.). But go further. Ask open-ended questions designed to uncover what types of knowledge and experience they’ve acquired since leaving your company. Also, ask questions that help you better understand their feelings towards your business, both in the days of their exit and now. You may or may not get sincere answers, but reading between the lines may help clarify the situation.

Talk with other team members.

Depending on the circumstances, there may be several current employees who remember the person now being considered for re-hire. Talk to your HR staff about the best way to approach these employees, with the goal of discussing the impact (favorable or otherwise) of bringing the ex-employee back on board. If you encounter great enthusiasm among staff members, the decision might become clearer. But if the former employee’s return generates considerable resistance, it’s a red flag you should seriously consider.

In past job markets awash in candidates, there were always new people to contemplate hiring. When qualified job candidate selection is more limited, the idea of hiring a boomerang employee can make a great deal of sense. Explore various opportunities and then use your best judgment about that final hiring decision.

 

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Want to Improve Productivity? Whittle Down Your Choices

Humans make upwards of 35,000 decisions each day. Would your ability to make 40,000 help you improve productivity?

It turns out that the exact opposite is true.

All humans experience decision fatigue. In the simplest of terms, the more decisions people make in a defined period, the lower the quality those decisions become. That’s probably not the impact you want your decision-making to have in your company. What’s also true, however, is that too many options can make you over-thing and jam-up sound decision-making, too.

That’s called analysis paralysis, and it can do a real number on your productivity, and not in a good way.

Let’s have a look at analysis paralysis – what it is, why it’s a problem, and tips to help you avoid it. By taking a few simple actions, you can improve productivity throughout your company and leave the logjam of analysis paralysis far behind.

Do more choices improve productivity? No.

“Think about when your computer is sluggish, lagging, and not operating well,” says Joanne Ketch, a licensed therapist well-versed in how the brain makes decisions. “You bring up Task Manager. You see all the programs and processes that are running, using your system’s resources whether you are aware of them or not. They are slowing your computer and getting in the way of its functioning, reducing the computer’s productivity. Look at humans as having a Task Manager.”

Ketch says that people aren’t always aware of what they have running in the background, slowing productivity. The key to boosting productivity is becoming aware of what’s running in the background.

When you’re in a position of leadership, decision-making is literally your job, and you likely have a myriad of pressing matters running in your background. There’s so much on your plate, and you don’t know where to focus first. How do you choose where to focus your time when you have so many options?

“We all get to choose where we focus,” says Neen James, autor de Attention Pays: How to Drive Profitability, Productivity, and Accountability. “When our attention spans are split, we’re allowing them to be split between multiple stimuli, inputs, devices, and decisions.”

When your Task Manager is on overload, you’ve allowed too many pieces of input into your machine. That’s what causes analysis paralysis. To improve productivity, smart leaders decrease their input. They reduce what’s running in the background.

Tips to decrease analysis paralysis

To help take control of your Task Manager, there are active steps you can take to help both yourself and your teams.

Reduce distractions

“Turn off all bells and whistles, notifications, and stimuli that are wasting your attention. Focus on the evidence you have and trust your experience,” says James. Distractions add to what’s running in your background.

Consider outsourcing

“A cleaning service or even an errand in your personal life,” says Ketch. “From the business side, look at what roles and responsibilities it’s time to outsource or delegate.” Even important decisions and critical data can be distractions if they’re drawing your attention away from decisions that most need your attention and expertise.

Ask bigger, better questions

“Does this get me closer to my goals? Is this in line with our strategic objectives? Will this move the project/initiative/goal forward?” James says. Questions like these will help you decrease distractions, keep you from over-thinking and help you to identify areas where you can delegate or outsource. They’ll also help you focus on the most critical decisions to move your company forward.

Set boundaries

“Productivity drain often comes down to boundaries,” says Ketch. “Boundaries from a personal or work relationship standpoint are barriers to success and distractions.” Ketch suggests that leaders explore working with a mentor, life/business coach, or therapist to identify areas and activities that could be hampering productivity.

Set timelines

“Set a deadline, make it public, and honor it. Hold yourself accountable,” James says. By being public and forthcoming about schedules, you’re also helping your team know when it’s time to end the idea gathering/brainstorming phase and switch over to narrowing down options to those most promising. Analysis paralysis often happens when teams fail to make the switch from gathering ideas to narrowing them down.

Self-care

“Build business retreats and self-care into your planning,” Ketch says. “Do not rely on what’s leftover to sustain your energy.” If you’re not taking care of yourself and encouraging your teams to do the same, productivity isn’t likely to accelerate or improve.

Now, you have six actionable ideas to improve productivity and keep both decision fatigue and analysis paralysis at bay. When you can shift your input and focus to the matters where you’re the most crucial decision-making component, you’ll free up the mental energy needed to make better decisions faster and with fewer distractions.

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How Better Listening Makes You a Better Leader

Talking, rather than listening, seems to be a common trait among leaders in business, culture, politics, and elsewhere. The presumption is that anyone who attains the status of “leader” must have important things to say, and don’t have to bother hearing what anyone else wants to tell them.

In fact, the opposite is true.

The most effective business leaders get more accomplished because they know how to listen. While, of course, it’s important to weigh in on business strategy and organizational design, there’s a great deal to be gained by listening to what others have to say. The alternative–not paying attention to others and often not understanding what they are trying to tell you–is a good recipe for business failure, and should therefore be avoided at all costs.

If you want to improve your ability to hear those around you, keep the following tips in mind:

Stop thinking about what you’ll say next.

When in conversation, we’re all guilty of thinking more about what we plan to say next, rather than making the effort to truly hear what’s being said.

But as The New York Times points out, it’s more important to be “comfortable not knowing what you’re going to say next.” Rely on your ability to “think of something in the moment based on what the other person just said,” because this “sends a powerful signal to the other person that you’re truly listening to them.”

Tune out distractions.

It’s become a challenge for all of us to clear our heads in order to listen to what someone else is saying. But it’s imperative to make the effort. In a conversation with a customer, employee, vendor, or other stakeholder, do the following to listen better:

  • Shut off mobile devices.
  • Look away from your computer screen.
  • Close your office door to screen out external noise.
  • Avoid interrupting the other person.

Also, refrain from jumping in when there’s a pause in the conversation. “Never rush a speaker by completing his or her sentence,” notes Right Management. Being patient “will go a long way to building trust and rapport.”

Observe non-verbal cues.

People communicate through non-verbal cues and body language almost as much as they do through words. Effective listeners closely watch the speaker’s gestures, facial expressions, and their tone of voice. From these “clues,” they often deduce the real meaning behind what the other person is trying to articulate.

Expert listeners use their own body language to communicate, as well. While listening, they nod at appropriate moments, engage in friendly and welcoming eye contact, and display “open” body language (that is, not standing or sitting at a distance, with arms crossed). These non-verbal cues let the other person know they really are the focus of your attention.

Ask the right questions.

A good listener demonstrates his or her focus by following up on what the other person has said with a pertinent question. (This is also a good way to ensure you grasp the point of the conversation.)

When the moment is right, ask questions that drill down beneath the surface of the discussion. Avoid questions the other person can only answer with a “yes” or a “no.” Instead, ask open-ended questions that invite deeper commentary or invite the speaker to offer examples of what they’re talking about. These exchanges have the potential to yield far more effective insights that benefit everyone involved.

Listen to your team.

The strongest business leaders have abandoned the need to dominate a conversation. They understand that empathy grows out of genuinely hearing what others have to tell them and that they can make better decisions because of what they’ve learned.

This is often particularly true with people who make up your workforce. Leaders who “fail to truly listen to their employees run the risk of losing them,” notes Medio, adding that employees “who don’t feel listened to are more likely to feel resentment at their job and seek other opportunities.”

Business leaders who listen have a competitive edge over people who never stop talking and who neglect the growth that comes from listening to others.

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Cómo no administrar a los empleados

Los jefes a menudo luchan contra la necesidad de administrar a los empleados, pero desafortunadamente, muchos ni siquiera reconocen que lo están haciendo. Si está lidiando con la retención, podría deberse a que usted o uno de sus supervisores está microgestionando empleados y alejándolos.

Peor aún, la microgestión puede dificultar el crecimiento de la creatividad dentro de la organización. "La innovación se ahoga porque los errores, que son una parte necesaria del aprendizaje y el crecimiento, no se toleran", señala Cía. Además, cuando los supervisores esencialmente están haciendo el trabajo de otra persona, "no están haciendo el suyo tan bien como deberían".

Aquí hay consejos sobre cómo dejar de lado el impulso de microgestión y dar a los miembros de su equipo una mayor libertad para hacer su trabajo:

Comience confiando en sus empleados.

Ningún lugar de trabajo puede funcionar por mucho tiempo sin una base de confianza. Presumiblemente, sus empleados son individuos que han demostrado que poseen las habilidades y / o experiencia para manejar sus responsabilidades laborales. Al asumir una actitud de confianza, los ayudas a ganar la confianza necesaria para resolver problemas o desafíos. Es posible que esto no ocurra de inmediato, incluso los empleados veteranos que vienen de otras empresas necesitan tiempo para adaptarse a la cultura de su empresa. Pero confiar en ellos para tener éxito ayuda a lograr el objetivo deseado.

Deje que los empleados sepan lo que espera.

Algunas microgestiones ocurren porque los empleados no entienden las instrucciones que se les dan. O tienen que adivinar lo que quiere su jefe. Un enfoque más efectivo implica describir las expectativas en el comienzo de un proyecto o tarea. Deje que los miembros de su equipo sepan cómo será el "éxito". Mejor aún, comparta ejemplos de iniciativas pasadas que sean de naturaleza similar. Y recuerde proporcionarles los recursos necesarios para realizar la tarea.

Admita que no puede hacer todo usted mismo.

Muchos dueños de negocios comenzaron como empresarios que tenían que hacer todo por sí mismos. Cuando necesita contratar a otros para hacer crecer el negocio, a veces es difícil "reconocer que otros pueden hacer algunas tareas mejor que tú"Y" aún más difícil de aceptar que otros harán la misma tarea de manera diferente ", pero hasta que deje de lado estos prejuicios obstinados, sus empleados no serán tan productivos como podrían ser.

Delega más.

Si tiene dudas sobre cuánto puede delegar en el equipo, intente asignar una tarea pequeña o de corto plazo a las personas y deje que "corran" con ella. El resultado de esa asignación determinará su próximo paso: (1) continuar dando proyectos individuales más sustanciales; o (2) tómese un tiempo para aconsejar al individuo sobre cómo mejorar su proceso y tener más éxito.

Siempre comunicate.

Brindar retroalimentación no es lo mismo que tratar de administrar a los empleados. A medida que las personas asuman más responsabilidad, consulte con ellos de vez en cuando. Asegúrese de ofrecer comentarios generales sobre qué tan bien están avanzando. Si el progreso es lento, proporcione retroalimentación constructiva que los impulse a adoptar un enfoque diferente. Si se le ocurre una idea sobre probar algo nuevo, esté abierto a sugerencias y fomente hábitos de trabajo más creativos. Los empleados ganan confianza cuando el jefe muestra una actitud de tolerancia y apoyo.

Los gerentes efectivos programan visitas periódicas con los empleados, al menos una vez al mes. "Una vez que te pones en marcha, las conversaciones de responsabilidad ayudan a los miembros de tu equipo a hacer ajustes en el momento y evitar catástrofes importantes". Forbes notas

La microgestión puede ser algo astuto, y los supervisores pueden ni siquiera darse cuenta de que lo están haciendo. Pero al prestar atención a las banderas rojas, como una caída visible en la moral del lugar de trabajo o un éxodo de empleados valorados, los propietarios de negocios pueden trabajar para minimizar la necesidad de microgestión y hacer más para fomentar la creatividad y la independencia.

Este enfoque no solo generará mayor confianza e innovación entre los miembros de su equipo, sino que también puede mejorar significativamente sus esfuerzos de retención. Los empleados están mucho menos inclinados a buscar trabajo en otro lugar si se sienten valorados por sus esfuerzos dentro de su organización.

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7 cosas que hacer antes de elegir una solución de recursos humanos en la nube

Está pensando en invertir en una solución en la nube para abordar sus puntos débiles de recursos humanos, pero no está seguro de por dónde empezar. Aquí hay 7 cosas a considerar antes de elegir una solución de nube de recursos humanos.

Reconoce tus puntos de dolor

Sepa exactamente cuáles son sus áreas problemáticas de recursos humanos antes de contactar a los proveedores para obtener una solución en la nube de recursos humanos. Hacerlo lo preparará para comunicar eficazmente sus puntos débiles al proveedor. También ayudará a garantizar que esté adquiriendo el producto correcto. Muchas soluciones de recursos humanos en la nube abordarán una gran cantidad de problemas, pero eso no significa que resolverán sus problemas existentes.

Considera tus procesos

Es mejor encontrar una solución en la nube de recursos humanos que funcione como su negocio. Para reducir el riesgo de implementar un producto que no funciona como se esperaba, deberá observar o identificar sus propios procesos y flujos de trabajo existentes. Esto lo ayudará a determinar qué tareas de recursos humanos son las más importantes para racionalizar o mejorar.

Decide qué características de software necesitas ahora y más adelante

Las soluciones de recursos humanos en la nube ofrecen muchas características, como la gestión del rendimiento, el autoservicio de los empleados y la asistencia y el seguimiento de los solicitantes. Para ayudar a reducir las cosas antes de decidirse por una solución, debe priorizar una lista de características principales. Esta lista debe comenzar con las características que necesitará para cumplir con los requisitos de su negocio.

Tenga en cuenta que algunas empresas pueden estar satisfechas con el conjunto de características en una solución de nube de nivel de entrada. Otros, aquellos con requisitos más complejos, pueden necesitar un software que se especialice en un área determinada, como la administración de beneficios, por ejemplo. Además, piense qué tan bien el software escalará a medida que su negocio crezca. Esto lo ayudará a asegurarse de que ofrece las características y capacidades necesarias que necesitará en el futuro.

Determinar las capacidades de integración

Antes de elegir una solución en la nube de recursos humanos, deberá determinar si el software debe integrarse con su infraestructura existente. Por ejemplo, ¿lo necesitará para integrarse con sus paquetes de software heredados, sitio web corporativo, cliente de correo electrónico, aplicaciones de planificación de recursos empresariales y otro software de back office?

Además, tenga en cuenta los programas de recursos humanos u otros programas que ya usa, como el software de nómina y contabilidad, para determinar si esos elementos tienen la capacidad de integrarse con su nueva solución.

Establecer un presupuesto

Determine un presupuesto apropiado para una solución asequible que satisfaga mejor los requisitos de su negocio antes de comprar proveedores, y considere el tamaño de su empresa y las necesidades de funcionalidad. Esto asegurará que su presupuesto se vincule con sus objetivos estratégicos de recursos humanos y pueda manejar las compras que lo ayuden a crecer y respaldar su negocio.

Pruebe antes de comprar

Antes de comprometerse con un software en particular, pruebe las soluciones que satisfagan sus necesidades asistiendo a demostraciones o participando en pruebas gratuitas, si están disponibles. Esto ayudará a determinar qué tan fácil de usar es el sistema y cuánta capacitación del usuario se necesitará. Además, verifique si la solución ofrece soporte telefónico, video tutoriales, asistentes de configuración y chat en vivo las 24 horas, los 7 días de la semana para ayudarlo a tomar una decisión. Lea las opiniones de los clientes para ayudar a determinar qué hará o no el software por usted.

Piense en la seguridad de la nube

Al igual que con cualquier tecnología basada en la nube, deberá investigar cómo la solución protege los datos de clientes y empleados antes de comprar, ya que esta información se almacena en línea. Asegúrese de hacer preguntas a todos los posibles proveedores con respecto a sus certificaciones de seguridad, planes de respuesta a incidentes, controles de acceso y opciones de cifrado para proteger los datos críticos.

Al considerar estos 7 temas, estará en camino de elegir una solución de nube de recursos humanos que agregue valor.

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¿Por qué todos mis empleados se van?

¿Sabes qué trabajo les gusta hacer a tus empleados? La mayoría de los propietarios y gerentes de negocios no tienen idea, según una reciente revisión de Harvard Business Review artículo Escrito por tres ejecutivos de Facebook y un profesor universitario. "Se derrama en las entrevistas de salida, una práctica estándar en cada departamento de recursos humanos para averiguar por qué se van las personas con talento y qué los habría convencido de quedarse", dice el artículo.

Un enfoque más inteligente es averiguar por qué las personas se van antes de en realidad lo hacen UNA estudio reciente del Instituto de Investigación ADP encontró que el 5% de todos los trabajadores dejan su trabajo cada mes, y la mayoría de la rotación de empleados es voluntaria.

"El desempleo está en un mínimo de 17 años, y el cambio de trabajo está en un nivel récord", dice el co-director del Instituto de Investigación ADP Ahu Yildirmaz. "Siempre ha sido importante para los empleadores minimizar el volumen de negocios, pero ahora es más crítico que nunca dado el estado actual del mercado laboral".

40 razones para irse

El estudio de ADP determinó 40 factores que contribuyen a la rotación voluntaria. Esos factores se pueden categorizar como: "Pagos, ascensos, horas extra / tiempo premium, viajes diarios, experiencia y tenencia, y otras características del trabajo".

La influencia específica que tiene cada una de estas categorías en hacer que los empleados se vayan varía según la industria. El pago y la promoción son los principales impulsores de la rotación voluntaria. El tiempo de viaje, según el estudio, es un factor más importante que la experiencia y la tenencia.

Comprender por qué los empleados se van puede ayudar a una empresa de varias maneras. En primer lugar, esto puede guiarlo en la contratación. Si sabe que un viaje largo es un factor importante en la razón por la cual cierta clase de empleados tiende a renunciar, puede volver a considerar si contratar a alguien que pasará una hora en la autopista todos los días para ir al trabajo.

Estas ideas también pueden ayudarlo a determinar cuál de sus trabajadores probablemente se irá. También pueden ayudar a descubrir los problemas del lugar de trabajo que necesita abordar. Tal vez pueda ofrecer trabajo remoto o un horario flexible a ese trabajador con el viaje largo. Si los buenos trabajadores se van a otro lado debido a los beneficios, es posible que deba reconsiderar su paquete de beneficios.

Llevar a cabo entrevistas de estancia

¿Cuál es la mejor manera para que una empresa descubra qué está causando sus problemas de rotación? Usted sin duda ha hecho entrevistas cuando estaba decidiendo contratar a alguien. Y, muchos de ustedes podrían haber realizado "entrevistas de salida" después de que alguien se haya ido.

Susan Heathfield, un experto en gestión de personas para TheBalance, sugiere que también realice "entrevistas de permanencia" para determinar las razones por las cuales los empleados permanecen en su empresa. "Luego, preste atención y mejore los factores que identifican que hacen que regresen todos los días", sugiere.

Si presta mucha atención a la razón por la cual los empleados se van, es muy probable que su volumen de negocios disminuya. Y los trabajadores que se queden serán más productivos.


Cómo contratar al candidato adecuado

Evaluar a un empleado potencial

Cuando Chase Hillenmeyer lleva a un solicitante de empleo a almorzar, generalmente algo sale mal, a propósito. Por ejemplo, Hillenmeyer, que dirige un negocio de paisajismo en Lexington, Kentucky, subirá silenciosamente al servidor y le pedirá que traiga una ensalada al solicitante en lugar de la hamburguesa con queso que pidió.

Hillenmeyer no está jugando juegos; Él está determinando cómo la contratación potencial trata con la adversidad. Si el solicitante trata al servidor con respeto y maneja bien el error, Hillenmeyer sabe que encajará en la cultura de su negocio de quinta generación.

Evaluar a los empleados potenciales es una de las tareas más difíciles y difíciles para un empresario. Una buena contratación puede llevar a la compañía al siguiente nivel, pero una mala es costosa. "Para una empresa pequeña, una inversión de cinco cifras en la persona equivocada es una amenaza para el negocio" escribe El empresario Falon Fatemi en Forbes.

Haga preguntas de comportamiento

Sabiendo la importancia de contratar bien, algunas empresas están cambiando a "entrevistas de comportamiento". Este enfoque pasa por alto las preguntas vagas, como "¿Cuáles son sus fortalezas?" Que a menudo conducen a respuestas enlatadas que carecen de una sustancia o percepción real. En cambio, los solicitantes son interrogados sobre cómo manejaron las situaciones reales.

Por ejemplo,Inc. Magazine sugiere diciendo: "Describa un momento en el que reconoció que no pudo cumplir con varias fechas límite. ¿Qué hizo al respecto? "Si desea verificar las habilidades de comunicación de un solicitante, identifíquelo diciendo:" Dé un ejemplo de un momento en que convenció a un jefe, cliente o compañero de su punto de vista, incluso cuando El individuo puede no haber estado de acuerdo con usted ".

Si bien este es un enfoque mejor que las preguntas de la entrevista estándar, aún debe estar atento a cualquier trampa o problema potencial. Ron Friedman, un psicólogo social y autor de Best Place to Work, descubrió que el 81% de los solicitantes se encuentran en las entrevistas porque dan la respuesta que creen que se espera. "En muchos casos, las entrevistas de trabajo están completamente desconectadas de la realidad del trabajo cotidiano de las personas", dijo. dice.

Ejecutar una audición de trabajo

En lugar de entrevistas, algunos empresarios prefieren las "audiciones de trabajo" donde el solicitante maneja las tareas reales de la posición. Por ejemplo, una posición de representante de ventas vendrá y se venderá al equipo de la compañía. O a un diseñador web se le puede pedir que cree una página de destino.

La investigación de Friedman muestra que estas pruebas son un mejor indicador de éxito que las entrevistas de trabajo. Esto se debe a que muestran cómo una persona realmente hace el trabajo en lugar de simplemente lo que está en su currículum.

Observar todas las acciones

Los candidatos suelen estar en su mejor comportamiento cuando son entrevistados. Esto hace que sea difícil tener una idea real de su personalidad, actitud y comportamiento. Dado que un aspecto muy importante del proceso de la entrevista es determinar si un candidato será una adición positiva para su equipo, es importante averiguar si la persona es un "personaje desagradable" antes de traerlo.

Para obtener una mejor idea de si la personalidad de un candidato "en la entrevista" es falsa o auténtica, observe cómo interactúan con las personas fuera de la entrevista real, aquellos que no participan en el proceso de la entrevista. ¿Fueron agradables y amigables con la recepcionista? Cuando fueron cordiales con otros empleados, pasaron por el camino hacia y desde la sala de entrevistas. Observando de cerca sus interacciones con los demás, cuando el candidato no se siente como si estuvieran siendo observados de cerca. Hacerlo puede darte una idea de sus verdaderos colores.

Organizar una sesión de lluvia de ideas

Al igual que en una audición de trabajo, realizar una sesión de lluvia de ideas durante una entrevista puede indicar cómo una persona puede realmente hacer el trabajo. Además, puede mostrar qué tan bien usted y la persona pueden trabajar juntos de manera efectiva para completar proyectos y resolver problemas.

Antes de la entrevista

Las tácticas anteriores son excelentes opciones una vez que consigues a alguien para una entrevista. Pero, ¿cómo se reduce el número de candidatos para determinar a quién debe llevar a la entrevista? Con las publicaciones de trabajos que a veces reciben cientos de solicitudes, la selección de currículums y las cartas de presentación puede llevar mucho tiempo. Aquí hay dos maneras de ahorrar tiempo en la evaluación de los mejores candidatos para entrevistar.

Solicite un video de introducción

Considere solicitar una introducción de video como parte del proceso de envío de solicitud / currículum, especialmente si la presentación es una parte clave de la función. Las introducciones en video pueden permitirle evaluar rápidamente la personalidad, el conjunto de habilidades y el entusiasmo de un candidato para el rol antes de traerlo. Recuerde anotar en la descripción de su trabajo y en las instrucciones para el envío que el video no tiene que ser de gran calidad y recuerde asegurarse de establecer un límite de tiempo para el video.

Nix las cartas de presentación

En lugar de solicitar cartas de presentación que a menudo tienen plantillas, considere solicitar a los candidatos que "describan en 100 palabras". Puede pedirles que describan por qué serían una buena opción para el papel. O puedes preguntar por qué les entusiasma esta oportunidad. O puede hacer que describan cómo abordarían un aspecto específico o responsabilidad del rol. Las descripciones de esta naturaleza requieren que los candidatos muestren su capacidad de pensar creativamente (¡no se pueden crear pensamientos únicos!). También puede mostrarte fragmentos de su personalidad y cómo se comunican. Y, consume mucho menos tiempo y puede ser mucho más entretenido para usted.


Lo que las pequeñas empresas deben saber sobre los cambios en la nómina de 2019

Como propietario, puede ser difícil hacer un seguimiento de todo al inicio del nuevo año, incluidos los cambios y las adiciones a las leyes de empleo. En 2019, hay muchos cambios importantes en los recursos humanos y en la nómina a considerar. Estos cambios son especialmente importantes para los propietarios de pequeñas empresas. Aquí hay algunos:

Contribuciones de ahorro para la jubilación

Si bien los niveles de contribución de SEP permanecieron iguales, los niveles de contribución para 401 (k) s, SIMPLE IRAs y Roth IRAs aumentado para 2019.

Las contribuciones 401 (k) para empleados aumentaron a $ 19,000, junto con 403 (b) y la mayoría de los planes 457. Las cuentas de jubilación SIMPLE aumentaron a $ 13,000.

Para Roth IRA, el rango de eliminación de ingresos aumentó. Las parejas casadas que presentan una declaración conjunta verán que la cantidad aumentará de $ 189,000 a $ 199,000. Para los solteros y los jefes de familia, el rango de eliminación de ingresos aumentó con un rango de $ 122,000 a $ 137,000. Esto es un aumento del rango anterior de $ 120,000 a $ 135,000.

Tanto los límites de contribución de IRA tradicionales como ROTOS aumentaron en $ 500 a $ 6,000 (por encima del límite de $ 5,500 en 2018). Sin embargo, las contribuciones de actualización si tiene 50 años o más permanecen en $ 1,000.

Medico y salud

  • FSA Si ofrece una cuenta de ahorros flexible para gastos médicos, el cantidad que los empleados pueden contribuir mayor De $ 2.650 a $ 2.700. Hay una advertencia: la cantidad para el cuidado de dependientes se fija en $ 5,000.
  • Cuentas de ahorro de salud: Los empleados con cobertura individual pueden aportar $ 3,500 (hasta $ 3,450 en 2018) y $ 7,000 para un plan familiar (hasta $ 6,900 en 2018).
  • Beneficios de adopción: Si está buscando adoptar, el límite anual de asistencia para la adopción aumentó a $ 14,080 (hasta $ 13,810 en 2018).
  • QSEHRA: Si está ofreciendo un Acuerdo de reembolso de salud para pequeños empleadores calificados, también llamado QSEHRA o una HRA de pequeña empresa, la cobertura de auto-beneficio aumentó a $ 5,150 (hasta $ 5,050) y $ 10,450 (hasta $ 10,250).

Nuevos umbrales para el crédito fiscal para la atención médica de pequeñas empresas

Si te inscribiste en un Programa de Opciones de Salud para Pequeñas Empresas (SHOP) o está considerando hacerlo, puede solicitar el crédito fiscal para la atención médica de pequeñas empresas.

Para ello debes tener, según Cuidado de la Salud.gov:

  • Menos de 25 empleados equivalentes a tiempo completo (FTE)
  • Pague al menos el 50 por ciento de los costos de la prima de sus empleados de tiempo completo
  • El salario promedio máximo de los empleados debe ser de $ 54,200 o menos (por encima de $ 53,200 en 2018)

También es importante tener en cuenta que, para los pequeños empleadores elegibles, el nivel salarial anual promedio en el cual el crédito fiscal comienza a disminuir es de $ 27,100 (hasta de $ 26,600).

Detalles de desempleo

Los impuestos por desempleo varían a nivel estado por estado. La tasa generalmente depende del tamaño de su compañía y de cuánto tiempo ha estado en el negocio, así como de otros factores como la cantidad de ex empleados que han solicitado beneficios de desempleo, las tasas de rotación históricas de su compañía y su industria.

Cada estado tiene un programa para financiar su fondo de desempleo a través de la Ley de Impuestos de Desempleo del Estado, mejor conocida como SUTA. Los empleadores deben pagar esto en nombre de sus empleados. Asociación Americana de Nómina Cuenta con un gráfico gratuito de las bases salariales imponibles del seguro estatal de desempleo.

Los estados que ven un aumento en la base salarial incluyen: Alaska, Colorado, Hawai, Idaho, Iowa, Kentucky, Minnesota, Montana, Nevada, Nueva Jersey, Nuevo México, Nueva York, Carolina del Norte, Dakota del Norte, Oklahoma, Oregón, Rhode Island, Utah, Washington y Wyoming.

Missouri y Vermont verán disminuciones.

La Ley Federal de Impuestos de Desempleo (también llamada FUTA), la tasa impositiva en 2019 es del 6 por ciento. Esto se aplica a los primeros $ 7,000 que pagó a cada empleado como salario durante el año. Según IRS.govPor lo general, puede tomar un crédito contra este impuesto si ha pagado los impuestos estatales de desempleo. Si tiene derecho al crédito máximo de 5.4 por ciento, entonces la tasa impositiva FUTA, después del crédito, se reduce a 0.6 por ciento.

Salario mínimo

Diecinueve estados aumentaron su salario mínimo a principios de 2019. Otros dos estados, Washington y Oregón, verán incrementos en julio.

Impuestos de la Seguridad Social y FICA

Los impuestos de nómina pueden ser complicados. El cheque de pago de un empleado generalmente incluye impuestos para el ingreso federal, el Seguro Social, Medicare y en muchos lugares, el impuesto estatal sobre el ingreso.

La tasa impositiva del Seguro Social del 12,4 por ciento se divide entre el empleador y el empleado, que pagan cada uno el 6,2 por ciento de la paga bruta, mientras que la tasa impositiva sigue siendo la misma para 2019, el límite fiscal aumentó a $ 132,900 en ganancias anuales para 2019, un aumento de $ 128,700 2018. Esto significa que la cantidad máxima de impuestos y empleadores de la Seguridad Social que cada uno pagará en 2019 es de $ 8,239.80. Esto es un aumento de $ 279 de la cantidad de $ 7,960.80 en 2018.

La única excepción es que, si trabaja por cuenta propia, paga el 12.4 por ciento completo.

Luego, el Seguro Social se combina con los impuestos de Medicare para los impuestos FICA (Ley Federal de Contribuciones de Seguros). (La ley federal también requiere que los empleadores retengan un 0,9 por ciento adicional para cualquier persona que gane más de $ 200,000). La tasa impositiva de Medicare se mantuvo en el 1,45 por ciento, que se aplica a todos los salarios ganados, ya que no existen límites de límite para los impuestos de Medicare.

Según el IRS, para salarios que no superan los $ 132,900, la tasa impositiva combinada del seguro social y la tasa impositiva de Medicare es del 7.65 por ciento para el empleado y el empleador para los salarios pagados en 2019.

Para aquellos que trabajan por cuenta propia, la tasa impositiva de FICA es del 15.3 por ciento, que combina la tasa impositiva del Seguro Social de 12.4 por ciento y la tasa impositiva de Medicare del 2.9 por ciento.

Beneficios de transporte

Los beneficios adicionales, como los beneficios complementarios de transporte calificados, ayudan a muchos empleadores que trabajan con millennials. Si ofrece estos beneficios que incluyen pases de vanpool o tránsito, el monto libre de impuestos aumentó a $ 265 por mes, en comparación con $ 260 por mes en 2018.

Si necesita más información, revise el IRS ' Guía fiscal del empleador a los beneficios complementarios.


Mejore su línea de base compensando creativamente a los empleados más jóvenes

Para los dueños de negocios, puede ser difícil atraer y retener a los empleados más jóvenes, especialmente cuando están esperando y pidiendo más.

Las búsquedas de Google para el término "experiencia del empleado" han aumentado un 130 por ciento en los últimos cinco años, según un informe de 2018 publicado por IBM y Globoforce. El mismo estudio encontró que las organizaciones que obtuvieron un puntaje en el 25 por ciento más alto en la experiencia de los empleados obtuvieron casi tres veces el rendimiento de los activos en comparación con las organizaciones en el cuartil inferior.

La participación positiva de los empleados significa potencialmente más productividad y más ingresos para el negocio; Sin embargo, mantener contentos a los empleados puede ser difícil.

Muchas compañías han gravitado hacia una mentalidad de "trabajar duro / jugar duro" en Silicon Valley. En estos entornos los beneficios del empleado ayudan con la retención. Muchos empleados, sin embargo, quieren recompensas con visión de futuro de una empresa. Estos a menudo incluyen un entorno que abarca la equidad de género y la capacidad de trabajar en un horario flexible.

Aquí hay algunas cosas que debe considerar para mejorar su balance final este año al compensar a sus empleados más jóvenes de manera más creativa.

Ofrezca un horario flexible o opciones de teletrabajo.

Muchos empleados no quieren un día laboral de 9 a 5. Permitir a los empleados horarios flexibles u opciones de teletrabajo puede verse como un buen beneficio para los empleados más jóvenes. Considere esto si tiene empleados que son padres que hacen malabares con las restricciones de la guardería. O si su empresa se encuentra en una ciudad de alto tráfico donde los viajes diarios en horas de poca actividad o el trabajo a distancia pueden ser una ventaja.

A pesar de que el 40 por ciento más de los empleadores de los EE. UU. Ofrece opciones de trabajo flexibles que hace cinco años Según Global Workplace Analytics, solo el 7 por ciento lo pone a disposición de la mayoría de sus empleados.

Upwork, con sede en Mountain View, California, tiene "Trabajar en línea los miércoles". Esta ventaja les permite a sus empleados trabajar desde cualquier lugar mientras estén en línea. Blinds.com, una operación de 150 personas en Houston, permite call center empleados para teletrabajo, así como otros miembros del personal. Antes de que los empleados comenzaran a trabajar de forma remota, Blinds.com organizó sesiones de capacitación para ayudar a los empleados a aprender cómo maximizar la productividad de su oficina en casa.

Tener equidad de género.

De acuerdo con la Informe "Ganar la lucha por el talento femenino" por PwC, el 50 por ciento de las mujeres dice que hay una brecha salarial entre las contrapartes masculinas y femeninas igualmente calificadas.

Crear equidad de género puede ayudar a atraer y retener a talentos femeninos clave. El informe encontró tres características que hacen que un posible empleador sea más atractivo para las empleadas: recibir una compensación justa y equitativa para sus empleados, tener oportunidades para progresar en su carrera y una atmósfera de flexibilidad y equilibrio entre la vida laboral y familiar.

Muchas empresas están siguiendo esta tendencia. Empresa de empresa social Equileap. datos públicos disponibles de 3.000 compañías en todo el mundo en una variedad de sectores con una capitalización de mercado de más de $ 2 mil millones. General Motors fue identificado como uno de los dos únicos negocios globales con igualdad salarial en todo el espectro de negocios, sin brechas salariales generales en la empresa. También tiene un número igual de hombres y mujeres en su junta directiva.

Considere las ofertas en el sitio y fuera del sitio.

Las guarderías infantiles, gimnasios, salas de siesta, yoga y sesiones de masaje son algunas de las ventajas adicionales que ofrecen las empresas para atraer y retener talento. Twitter ofrece clases de acupuntura y improvisación a sus empleados. Blinds.com trajeron perros de terapia a su oficina Para ayudar a los empleados durante un mes estresante.

Si no tiene opciones en el sitio, considere un estipendio para ayudar a reducir el costo para sus empleados.

Por ejemplo, Eventbrite ofrece a sus empleados $ 60 estipendios de bienestar que pueden usarse para una variedad de opciones saludables, desde limpiadores de jugos hasta cuotas de gimnasia. El programa StayFit de Microsoft reembolsa a los empleados $ 800 anuales ($ 66.66 al mes) para membresías de gimnasios y programas de acondicionamiento físico.

Evaluar el permiso parental.

Los millennials estadounidenses están tomando la iniciativa de sus homólogos europeos, según Forbesy desea un permiso pagado de maternidad y paternidad: cuanto más tiempo, mejor.

Las madres que dan a luz típicamente reciben de 6 a 8 semanas adicionales bajo la continuación del salario por ausencia médica. Las madres que amamantan también tienen acceso a un consultor de lactancia las 24 horas. También pueden enviar su leche materna a casa de forma gratuita si viajan.

Netflix adopta un enfoque europeo con un año de licencia de paternidad o maternidad para los padres. Combinan este permiso con la posibilidad de que sus trabajadores regresen a trabajar a tiempo completo o parcial.

Dar alijo en lugar de efectivo.

Los boletos de lotería y las tarjetas de regalo sin raspar son formas de recompensar los comportamientos positivos de los empleados sin entregar billetes de dólar por un trabajo bien hecho.

Seguro que las tarjetas de regalo de Amazon y Starbucks son un buen recurso. Pero también debe considerar otras opciones, tal vez una tarjeta de regalo para un lavado de autos o una manicura. Los expertos sugieren que pregunte a sus empleados qué valorarían más para determinar la mejor opción. No asumas que lo sabes.

Formación y docencia.

Las PYMES no siempre tienen tiempo para capacitar adecuadamente a su personal, y el desarrollo de los empleados puede ser un factor clave en la retención. Considere ofrecer enviar a un empleado a una conferencia nacional o pagar la capacitación de Lynda.com.

Ofrezca traer oradores invitados que a los empleados les gustaría escuchar y luego patrocinar un almuerzo. Haz de esto una recompensa para quien haga algo por encima y más allá. Hazlo aún mejor permitiéndoles ganar el derecho a elegir el siguiente orador.

Trae tu ... al día de trabajo.

En el pasado, muchos padres traían a sus hijos al trabajo una vez al año. Ahora los "niños" quieren traer a sus padres ancianos al trabajo para mostrarles lo que hacen. También quieren traer a sus mascotas, niños u otras personas importantes.

La cementera Ozinga Bros en Mokena, Illinois y Cornerstone OnDemand, una compañía de software en la nube en Santa Mónica, California, permite a los empleados llevar a los padres a trabajar. La firma de relaciones públicas de 22 personas, EvolveMKD en Nueva York se desvía hacia la Generación Z y los Millennials y transformó la noche de sus padres en una noche familiar.

Dar el regalo del tiempo.

Los beneficios personalizados pueden hacer una gran diferencia. Considere la posibilidad de gamificar las opciones para que una vez a la semana o una vez al mes un empleado gane una recompensa única. Las recompensas pueden ser desde tener un descanso para almorzar más largo o la posibilidad de salir del trabajo temprano un viernes. O tal vez esté ofreciendo una hora o dos de tiempo flexible o la capacidad de trabajar desde casa una vez por semana.

La compañía de software Salesforces otorga a los empleados siete días libres pagados por año para ser voluntario en el proyecto de su elección. Los empleados de REI obtienen dos pagados "YAY Days" Un año para salir a la calle y hacer algo divertido.

Independientemente de los beneficios creativos que ofrezca, elija los beneficios que se alineen con los valores de su empresa y hará que sus empleados se sientan apreciados, lo que les ayudará a trabajar más y hacer crecer su negocio.


Se realizarán seis tareas de administración financiera comercial antes de fin de año

Es posible que queden varias semanas en el año antes de que cierre oficialmente los libros y cambie su enfoque al próximo año, pero obtener una ventaja inicial en sus tareas de administración financiera puede asegurar que termine este año con una base financiera sólida, y comience la siguiente con Un plan para tener éxito. Aquí hay seis tareas comerciales que deben completarse antes de que suene en 2019.

Revise sus planes de jubilación

Si no tiene un plan de jubilación por cuenta propia, aún hay tiempo para establecer uno y hacer aportaciones. A su vez, también puede encontrar oportunidades para reducir su carga fiscal. Como Forbes explica, un propietario único que tenga un 401 (k) solo en el año fiscal 2018 puede ser elegible para contribuir hasta $ 60,000 (según el ingreso neto de la empresa y la edad del propietario de la empresa).

Si prefiere una cuenta de jubilación con poco costo y carga administrativa, considere establecer una IRA por cuenta propia (IRA SEP). Muchos proveedores le permiten completar la configuración, el financiamiento y la administración de la cuenta completamente en línea. Y, puede ser elegible para contribuir (el menor de) el 25% de los ingresos de su negocio, o $ 55,000, en 2018.

Reúnete con tu contador (o encuentra uno)

Si no tiene un contacto constante con su contador, reserve tiempo para discutir la realidad financiera actual de su empresa. También debe hablar sobre los objetivos de su negocio, los planes futuros y los desafíos anticipados para el resto de este año y el próximo. Si es posible, programe la reunión para que tenga lugar al menos dos meses antes de fin de año. Hacer esto le dará tiempo suficiente para actuar sobre cualquier recomendación para optimizar sus finanzas antes de que finalice este año.

Cuando se reúna, informe a su contador de cualquier movimiento financiero adicional que esté considerando que podría tener ramificaciones fiscales. Las cosas que podrían caer en esta categoría incluyen comprar o vender nuevos equipos o activos. Más allá de los números en sus estados financieros, pídale a su contador recomendaciones para mejorar u optimizar las finanzas de su negocio, según los planes actuales y futuros que haya compartido.

Confirme que sus pagos estimados son precisos.

Si su empresa es de un solo propietario, sociedad o corporación S, el Servicio de Impuestos Internos dice que se le puede solicitar que realice pagos de impuestos estimados si espera adeudar $ 1,000 o más cuando presente su declaración anual de impuestos. Las empresas deben realizar pagos de impuestos estimados si esperan adeudar $ 500 o más al presentar su declaración de impuestos. (Dependiendo de su negocio, también puede ser responsable de los impuestos de nómina, ventas e impuestos especiales).

Si adquirió nuevos clientes o las ventas fueron más fuertes de lo esperado, es posible que deba más impuestos de lo que se estimó originalmente. Idealmente, sus pagos de impuestos estimados trimestrales se realizan en incrementos iguales. Pero el IRS pone la responsabilidad de los contribuyentes de estimar los ingresos con la mayor precisión posible para evitar multas. También esperan que se asegure de que siga siendo correcto en función de los cambios en las leyes comerciales o fiscales que puedan afectarlo.

Confirme el papeleo de impuestos para los contratistas independientes que haya contratado.

Si ha contratado contratistas independientes a lo largo del año, el IRS requiere que tenga su Formulario W9 completado (y que lo guardes en archivo por al menos cuatro años). Los sitios que facilitan la contratación de ayuda virtual también simplifican la contratación de ayuda por contrato. Sin embargo, también pueden dificultar el contacto con los contratistas que se encuentran a varios estados (o países) de distancia.

Independientemente, el IRS también establece que los empleadores que le pagan a un contratista independiente $ 600 o más en el transcurso de un año "pueden tener que presentar el Formulario 1099-MISC, Ingresos misceláneos, para informar los pagos por servicios realizados en su comercio o negocio". el tiempo para recolectar el papeleo que necesita de los contratistas para que esté preparado para emitir los formularios de impuestos del Formulario 1099-MISC. Tenga en cuenta que es posible que se le solicite enviarlos para pagos antes de finales de enero de 2019.

Realizar una encuesta de satisfacción de los empleados.

El compromiso de los empleados puede no parecer de naturaleza financiera, hasta que considere el impacto que tienen los empleados no comprometidos en la productividad empresarial, la experiencia del cliente y la cultura. Informe de expertos de la Escuela de Negocios de la Universidad de Villanova que aumentar su inversión en los esfuerzos de participación de los empleados en solo un 10% puede generar $ 2,400 en ganancias (ya sea directa o indirectamente) de cada empleado, cada año. Los empleados comprometidos también tienen un 87% menos de probabilidades de abandonar sus trabajos. Y, tener empleados comprometidos puede reducir los costos asociados con la rotación de personal, la contratación y la capacitación.

Tome un pulso sobre la participación de los empleados en su empresa con una herramienta de encuesta en línea básica y preguntas que abordan qué La consultora Deloitte dice son los cinco pilares de la participación de los empleados: si los empleados sienten que su trabajo brinda oportunidades para realizar un trabajo significativo, implica una gestión práctica con orientación, orientación y apoyo positivos, un entorno laboral y una cultura positivos, y confianza en el liderazgo.

Si descubre que tiene problemas de participación, su encuesta puede proporcionarle la información que necesita para abordar los problemas. Una vez que sepa dónde pueden estar los problemas, puede trabajar para mejorar la productividad, el compromiso y la satisfacción de los empleados el próximo año.

Organiza tus recibos y estados financieros.

Tienes varios meses hasta que llegue la temporada de impuestos oficialmente. Pero, cuanto antes compile los recibos, los registros de kilometraje y los cheques cancelados que necesitará para respaldar las deducciones y créditos fiscales relacionados con la empresa, menos tendrá que batirse a medida que se acerca la temporada de impuestos. Si confía en un contador o contable para preparar su declaración de impuestos de negocios, pregúntele su preferencia sobre cómo organizar y transferir documentos relacionados con los impuestos, para agilizar el proceso (y administrar mejor las horas facturables que le cobran por sus servicios de preparación de impuestos). ).


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